Vérification des contrôles de base en place à la Commission des plaintes du public contre la GRC

Avril 2011
Bureau du contrôleur général

Objectif et portée

La vérification avait pour but de s'assurer que les contrôles de base de la gestion financière en place à la Commission des plaintes du public contre la GRC sont efficaces et sont conformes aux lois, politiques et directives applicables.

La vérification a comporté l'examen d'un échantillon d'opérations assujetties aux différentes politiques et directives mentionnées à l'annexe 1 du rapport. Les opérations sélectionnées ont été effectuées entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010.

La portée de la vérification était limitée en raison de protocoles d'entente conclus avec d'autres institutions fédérales qui assument, au nom de la Commission des plaintes du public contre la GRC, certaines des exigences énoncées dans les politiques et directives.

La vérification a été menée en conformité avec les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interneNote de bas de page 1.

Constatations

La Commission des plaintes du public contre la GRC s'est conformée aux lois, aux politiques et aux directives régissant la gestion financière. Des contrôles plus efficaces sont requis pour garantir que les engagements soient approuvés par des personnes dûment autorisées et soient enregistrés au moment où les dépenses correspondantes sont effectuées. La documentation à l'appui doit être jointe aux dossiers afin de soutenir les décisions d'approvisionnement et les modifications doivent être justifiées et effectuées avant l'expiration du contrat original. Enfin, des pièces justificatives doivent être jointes aux dossiers de voyage dans le cas d'exceptions à la Directive sur voyages du Conseil national mixte.

Conclusion

Les contrôles de base de la gestion financière en place à la Commission des plaintes du public contre la GRC sont efficaces et sont généralement exercés en conformités aux lois, politiques et directives applicables.

Certains cas d'inobservation ont été portés à l'attention de la direction de la Commission des plaintes du public contre la GRC. La direction a pris acte des constatations et entend y donner suite. La Commission des plaintes du public contre la GRC a transmis à cette fin son plan d'action de la direction au Bureau du contrôleur général. Le Bureau du contrôleur général assurera un suivi concernant ce plan d'action jusqu'à ce que des mesures aient été prises relativement à chaque constatation.

Brian M. Aiken, CIA, CFE
Contrôleur général adjoint
Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général du Canada

Annexe 1 – Politiques et directives prises en compte aux fins de l'examen

Gestion financière

  • Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses
  • Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements
  • Directive sur la vérification des comptes
  • Directive sur les cartes d'achat

Marchés

  • Politique sur les marchés

Voyages

  • Directive sur les voyages du Conseil national mixte
  • Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage
  • Politique sur l'accueil

Ressources humaines

  • Politique sur les cotisations
  • Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement
  • Directive sur la rémunération des cadres supérieurs
  • Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales
  • Directive sur la gestion financière de l'administration de la payeNote de bas de page 2
  • Exigences pour les employés occasionnels

Plan d'action de la gestion

Opinion de la Commission des plaintes du public contre la GRC au sujet du rapport de vérification

La CPP a examiné les conclusions et les recommandations, et celles-ci représentent fidèlement, selon la portée de la vérification, l'état de contrôle de la gestion financière, de la passation des marchés, des frais de voyage et d'accueil et des ressources humaines.

Approbation par l'entité faisant l'objet de la vérification du Plan d'action de la gestion

Ian McPhail, c.r.
Président par intérim

Plan d'action de la gestion
Recommandations Priorité Réaction Mesures planifiées Responsabilités
(titre du poste responsable de la mesure)		 Calendrier
1. La CPP devrait s'assurer que l'engagement des dépenses est approuvé par un fondé de pouvoir. HAUTE La direction est d'accord avec la recommandation. La révision du formulaire de demande de remboursement des frais d'accueil de la CPP va inclure une ligne pour la signature aux fins de la certification du pouvoir de dépenser de l'administrateur général par le dirigeant principal des finances (DPF) ou l'adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF). ADPF Le formulaire de demande de remboursement des frais d'accueil sera révisé d'ici le 20 mai 2011.
Des séances de perfectionnement pour les gestionnaires et leurs adjoints administratifs seront données sur le thème de la délégation des pouvoirs financiers, ce qui inclut l'engagement des dépenses. ADPF Les séances de formation couvriront tous les besoins en matière de formation issus du Plan d'action de la gestion (PAG.)
Les séances seront précisées d'ici la fin du premier trimestre de 2011-2012.
Des séances de formation ultérieures seront données aux nouveaux gestionnaires et/ou à leurs adjoints administratifs. En cours.  
2. La CPP devrait s'assurer que l'engagement des dépenses est approuvé avant que les dépenses soient faites. HAUTE La direction est d'accord avec la recommandation. Réviser les procédures de la CPP au sujet des cartes d'achat et des voyages pour assurer la conformité avec l'engagement des dépenses. ADPF 20 mai 2011
Créer un « formulaire de membre » pour enregistrer l'engagement des dépenses. ADPF Terminé en janvier 2011
3. La CPP devrait s'assurer que l'approbation du dirigeant principal des finances est obtenue en ce qui concerne la distribution et la limite de crédit des cartes d'achat. HAUTE La direction est d'accord avec la recommandation. Selon la mesure planifiée pour la recommandation no 2, réviser les procédures de la CPP au sujet des cartes d'achat afin de tenir compte de l'approbation du DPF, ce qui inclut la limite de crédit des cartes d'achat. ADPF 20 mai 2011
4. La CPP devrait adopter un processus officiel pour s'assurer que les dossiers relatifs à la passation des marchés non concurrentiels contiennent tous les documents appropriés, dont les suivants :
  • motif de passation de marchés non concurrentiels;
  • considération des offres à commandes et des arrangements en matière d'approvisionnements;
  • justification pour la passation de marchés non concurrentiels et la modification de marchés;
  • la raison pour laquelle le marché est adjugé au fournisseur choisi;
  • la raison pour laquelle le prix est considéré comme juste et raisonnable en l'absence de concurrents.
 HAUTE La direction est d'accord avec la recommandation. Une liste de contrôle sera dressée en ce qui concerne la passation de marchés afin d'assurer que les documents à l'appui appropriés sont au dossier. ADPF La liste de contrôle sera dressée d'ici le 20 mai 2011
Les séances de formation précisées dans la mesure planifiée pour la recommandation no 1 porteraient également sur les documents nécessaires à la passation de marchés. Ces séances seront données aux gestionnaires et à leurs adjoints administratifs afin d'assurer que les documents à l'appui adéquats sont au dossier en utilisant les outils contribuant au suivi de chaque marché. ADPF Les séances de formation couvriront tous les besoins en matière de formation issus du PAG. Les séances seront précisées d'ici la fin du premier trimestre de 2011-2012.
5. La CPP devrait s'assurer que les modifications apportées aux marchés sont publiées avant la date d'échéance des marchés. HAUTE La direction est d'accord avec la recommandation. Créer un formulaire pour souligner au gestionnaire le moment d'approuver les factures liées au marché, les engagements non réalisés et la date de fin du marché pour s'assurer que la modification apportée au marché est en cours de réalisation, le cas échéant. ADPF Le formulaire aura été élaboré et les procédures seront en place d'ici le 20 mai 2011.
Selon les mesures planifiées pour la recommandation no 4, des séances de formation seront données aux gestionnaires et à leurs adjoints administratifs, en mettant l'accent sur l'importance de modifier les marchés dès qu'un manque de temps ou d'argent est connu. ADPF Les séances de formation couvriront tous les besoins en matière de formation issus du PAG. Les séances seront précisées d'ici la fin du premier trimestre de 2011-2012.
6. La CPP devrait s'assurer que tous les dossiers qui ont trait aux voyages contiennent les documents se rapportant à l'autorisation des voyages et les justifications pour toute exception à la Directive sur les voyages, notamment en ce qui concerne l'hébergement et les voitures de location. MOYENNE La direction est d'accord avec la recommandation. L'agent administratif des Services corporatifs est le coordonnateur des voyages. L'agent possède une expérience notable en matière de voyages et a le mandat d'examiner toute demande de remboursement des frais de voyage avant qu'elle ne soit envoyée au bureau des Finances aux fins de remboursement. Toute irrégularité sera prise en considération et corrigée par le gestionnaire avant que la demande ne soit acheminée à l'agent des finances aux fins du traitement. De plus, l'agent administratif est disponible pour aider tous les employés qui ont des questions concernant les plans de voyage et les demandes de remboursement des frais de voyage. ADPF La politique de la CPP en matière de voyages comprendra les rôles et les responsabilités du coordonnateur des voyages ainsi que les procédures révisées d'ici le 20 mai 2011.
Une formation sera élaborée à l'intention des gestionnaires et des adjoints administratifs au sujet des documents se rapportant aux voyages, et l'accent sera mis sur l'importance des documents additionnels ainsi que sur les justifications au dossier pour toute exception. ADPF Les séances de formation couvriront tous les besoins en matière de formation issus du PAG. Les séances seront précisées d'ici la fin du premier trimestre de 2011-12.
7. La CPP devrait s'assurer d'obtenir et de garder au dossier le consentement écrit de tous les titulaires de carte de voyage à l'égard des responsabilités et des obligations. MOYENNE La direction est d'accord avec la recommandation. Un examen de tous les formulaires de consentement écrit se rapportant aux titulaires de carte de voyage actuels a été réalisé et mis à jour au besoin. Des procédures sont maintenant en place pour assurer que les formulaires de consentement écrit sont au dossier pour tous les titulaires de cartes de voyage futurs. ADPF Terminé en mars 2011.
8. La CPP devrait s'assurer de l'existence des documents montrant que les activités d'accueil sont planifiées et menées d'une façon économique et appropriée pour faciliter les activités du gouvernement, selon le contexte des activités d'accueil. MOYENNE La direction est d'accord avec la recommandation. Les séances de formation précisées à la mesure planifiée pour la recommandation no 1 mettraient l'accent sur le processus de prise de décisions concernant les activités d'accueil et assureraient que les motifs à l'appui des demandes sont indiqués. ADPF Les séances de formation couvriront tous les besoins en matière de formation issus du PAG. Les séances seront précisées d'ici la fin du premier trimestre de 2011-2012.
9. La CPP devrait s'assurer que toutes les demandes de congé annuel sont autorisées au préalable par un fondé de pouvoir. MOYENNE La direction est d'accord avec la recommandation. Des lettres d'autorisation seront remises aux superviseurs qui ne détiennent pas le pouvoir délégué d'approuver les congés. ADPF Délégation de pouvoir approuvée pour les superviseurs actuels en date de mars 2011.
Réviser la politique de la CPP en matière d'administration des congés pour assurer qu'elle est en conformité avec les instruments de délégation de pouvoir. ADPF 20 mai 2011
Réviser la délégation de pouvoir de la CPP en matière de ressources humaines pour qu'elle corresponde à la délégation de pouvoir aux superviseurs. ADPF 20 mai 2011

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Précisons que le Bureau du contrôleur général n'a pas procédé à une évaluation externe afin de confirmer ce point.

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Note de bas de page 2

Comprend la Politique de gestion des cadres supérieurs, la Directive sur les conditions d'emploi de certains employés exclus ou non représentés et la Directive sur la rémunération des cadres supérieurs.

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