Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022-2023

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Loi) confère aux particuliers le droit d'accéder à leurs renseignements personnels et assure la confidentialité des renseignements personnels relevant des institutions fédérales.

Le présent rapport annuel a été rédigé en vertu de l'article 72 de la Loi, selon lequel des rapports annuels sur la protection des renseignements personnels doivent être déposés au Parlement.

Au sujet de la Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada

La Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada (CCETP) exerce ses activités conformément à la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, L.R.C. (1985), ch. R-10. La CCETP assure une surveillance civile de la conduite des membres de la GRC dans l'exercice de leurs fonctions afin de tenir l'organisme responsable de ses actes devant le public.

L'un des rôles principaux de la CCETP consiste à recevoir des plaintes du public au sujet de membres de la GRC. Les plaintes reçues sont acheminées à la GRC, qui se charge de mener une première enquête prescrite par la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada. Si le plaignant est insatisfait de la réponse donnée par la GRC à sa plainte, la CCETP procédera à son tour à un examen de la plainte afin de déterminer le caractère raisonnable des mesures prises par la GRC. Dans certains cas, la CCETP mènera sa propre enquête ou tiendra une audience à l'égard d'une plainte. La présidente de la CCETP a le pouvoir de déposer elle-même une plainte si elle estime qu'il convient de mener une enquête.

En outre, même en l'absence d'une plainte du public, la CCETP est habilitée à effectuer un examen concernant des activités de la GRC afin d'établir leur conformité avec les dispositions législatives et réglementaires, les directives ministérielles, les politiques, les procédures et les lignes directrices.

Responsabilités liées à l'AIPRP

Au sein de la CCETP, la Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) était composée uniquement de la coordonnatrice de l'AIPRP pour la majeure partie de la période de référence 2022‑2023. La coordonnatrice de l'AIPRP traite toutes les demandes du public et les demandes de consultation soumises par d'autres ministères ou organismes. Elle est également chargée de fournir des conseils aux employés et aux cadres supérieurs de la CCETP sur des questions liées à l'AIPRP, de rédiger les rapports annuels sur l'AIPRP, d'assurer continuellement l'exactitude des renseignements consignés dans l'Info Source de la CCETP, de rédiger des sommaires des demandes d'accès à l'information traitées en vue de leur divulgation proactive sur le site Web de la CCETP, de participer aux activités réunissant des membres de la collectivité de l'AIPRP et de surveiller les modifications apportées aux politiques, aux lignes directrices et aux directives sur l'AIPRP. Au cours du dernier trimestre de la période de référence 2022‑2023, la CCETP a embauché une analyste subalterne de l'AIPRP. Cette personne traite les demandes officielles et informelles du public et les consultations d'autres ministères ou organismes.

Lorsqu'elle traite les demandes et les consultations au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la coordonnatrice de l'AIPRP bénéficie du soutien administratif que lui fournit le personnel de la Section de la gestion de l'information de la CCETP ainsi que celui d'un étudiant.

En vertu des pouvoirs qui lui ont été délégués par le ministre de la Sécurité publique, la présidente de la CCETP approuve définitivement toutes les réponses aux requêtes relatives à l'AIPRP et aux demandes de consultation.

Au cours de la période visée par le rapport, la CCETP ne faisait partie d'aucun contrat de service en vertu de l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de la Loi, le ministre de la Sécurité publique a délégué les pleins pouvoirs à la présidente et au directeur principal des opérations de la CCETP. Le ministre a également délégué certaines tâches et fonctions administratives à la coordonnatrice de l'AIPRP. La plus récente ordonnance de délégation de pouvoirs a été signée par le ministre de la Sécurité publique le 4 juillet 2016 (voir l'annexe A).

Demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels reçues

Au cours de la période visée par le rapport, soixante-dix-sept (77) nouvelles demandes au titre de la Loi ont été reçues. Douze (12) demandes ont été reportées de l'exercice précédent. Sur ces quatre-vingt-neuf (89) demandes, soixante-dix-huit (78) ont été traitées pendant la période visée et onze (11) ont été reportées à l'exercice 2023‑2024.

Vingt-huit (28) des demandes d'accès à des renseignements personnels traitées à l'exercice 2022-2023 provenaient de particuliers cherchant à consulter leurs renseignements personnels dans des dossiers de plainte du public conservés par la CCETP, dans de nombreux cas, pour plus d'un dossier de plainte. Quarante-huit (48) demandes provenaient de particuliers ayant fait appel par erreur à la CCETP pour obtenir de la GRC des renseignements sur l'application de la loi et deux (2) demandes générales provenaient de particuliers cherchant à obtenir de la CCETP des renseignements personnels qui les concernent.

Le nombre total de pages traitées au cours de la période de l'exercice était de 10 212, soit plus du double du nombre de pages traitées pour la période de référence 2021‑2022.

Rendement

Au cours de la période visée, on a donné suite à soixante-cinq (65) des soixante‑dix‑huit (78) demandes traitées (83,3 %) dans les délais prescrits.

Les soixante-dix-sept (77) demandes que la CCETP a reçues en 2022-2023 représentent une augmentation soutenue comparativement au nombre de demandes reçues au cours des dernières années :

2022-2023     77
2021-2022     75
2020-2021     46
2019-2020     32
2018-2019     27
2017-2018     11

L'augmentation du nombre de demandes reçues est probablement attribuable au service de demande d'AIPRP en ligne, qui permet aux demandeurs de soumettre leurs demandes en ligne à la CCETP depuis la fin de 2018, dont il s'est avéré que beaucoup étaient destinées à d'autres institutions (dont la GRC).

Au cours de la période de référence 2022-2023, la CCETP avait douze (12) demandes actives de la période de l'exercice 2021-2022. Sur ces demandes, dix (10) ont été traitées dans les délais prescrits par la loi et les deux (2) autres ont été traitées au-delà des délais prescrits au cours de la période de l'exercice 2022-2023.

Parmi les soixante-dix-huit (78) demandes qui ont été traitées, on a donné suite à cinquante‑six (56) d'entre elles dans un délai de 30 jours, à douze (12) dans un délai de 31 à 60 jours, à six (6) dans un délai de 61 à 120 jours, à trois (3) dans un délai de 121 à 180 jours et à une (1) dans un délai de 181 à 365 jours.

La CCETP a demandé une prorogation de délai dans le cas de dix (10) demandes, dont neuf (9) en vue de consultations externes et une (1) en ce qui concerne un grand nombre de demandes actives dont le respect du délai de 30 jours entraverait de manière déraisonnable les activités de la CCETP.

Sur les soixante-dix-huit (78) demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, sept (7) (8,9 %) ont été communiquées sans caviardage, dix‑neuf (19) (24,4 %) ont été communiquées en partie sous réserve d'exceptions et trois (3) (3,8 %) ont été abandonnées. Quant aux quarante-neuf (49) (62,8 %) autres demandes, il n'existait aucun dossier.

Au cours de la période visée par le rapport, la CCETP a invoqué des exceptions en vertu de l'alinéa 19(1)c) (renseignements qui ont été obtenus à titre confidentiel des gouvernements provinciaux ou de leurs organismes), du sous-alinéa 22(1)a)(i) (renseignements qui ont été obtenus ou préparés par une institution fédérale, ou par une subdivision d'une institution, qui constitue un organisme d'enquête déterminé par règlement, au cours d'enquêtes licites ayant trait à la détection, la prévention et la répression du crime), du sous-alinéa 22(1)a)(ii) (renseignements qui ont été obtenus ou préparés par une institution fédérale, ou par une subdivision d'une institution fédérale, ou par une subdivision d'une institution, qui constitue un organisme d'enquête déterminé par règlement, au cours d'enquêtes licites ayant trait aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales), de l'alinéa 22(1)b) (renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire au déroulement d'enquêtes licites), de l'article 25 (sécurité des individus), de l'article 26 (renseignements concernant un autre individu) et de l'article 27 (secret professionnel des avocats) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Douze (12) demandes ont nécessité une consultation externe.

Au total, treize (13) demandes n'ont pu être traitées dans les délais prévus par la loi : sept (7) en raison d'une consultation externe qui s'imposait, cinq (5) par suite d'une ingérence dans les activités ou la charge de travail et une (1) pour cause d'absence du personnel de la CCETP durant la période des fêtes de fin d'année.

Pendant la période visée par le rapport, des institutions fédérales ont présenté cinq (5) demandes de consultation. Toutes ces demandes de consultation visaient des documents concernant des plaintes du public déposées contre des membres de la GRC. Les cinq (5) demandes de consultation ont été achevées dans un délai de 30 jours, exigeant le traitement de 50 pages.

Le rapport statistique figure à l'annexe B.

Le 14 mars 2020, la CCETP a pris des mesures exceptionnelles en milieu de travail en vue d'enrayer la propagation de la COVID-19 et de protéger les employés fédéraux et le public. Cependant, au cours de la période de référence 2022-2023, la coordonnatrice de l'AIPRP a travaillé en présentiel, la plupart du temps, aux bureaux de la CCETP. Elle était appuyée par du personnel de gestion de l'information qui travaillait sur place à temps partiel.

Formation et sensibilisation

Pendant la période visée par le rapport, tous les employés de la CCETP ont suivi une formation obligatoire, offerte par l'École de la fonction publique du Canada, portant sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. De plus, on a fourni des conseils en matière d'accès à l'information de façon ponctuelle (p. ex. en personne, par courriel et par l'entremise du bulletin électronique de la CCETP).

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La Section de l'AIPRP s'est efforcée de communiquer les exigences en matière de protection des renseignements personnels, qui ne cessaient d'évoluer dans le contexte de la pandémie de COVID-19, afin de protéger les renseignements personnels des employés de la CCETP et des membres du public qu'elle sert. Ces communications comprenaient les politiques et les directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des conseils généraux sur le chiffrement des courriels et le traitement des renseignements personnels pour les employés qui travaillent à distance.

Par ailleurs, en raison des mesures exceptionnelles prises en milieu de travail pour freiner la propagation de la COVID-19, la Section de l'AIPRP a élaboré de nouvelles procédures en ligne sécurisées pour le processus d'examen et d'approbation des demandes traitées. Grâce au soutien du personnel de la technologie de l'information, la Section de l'AIPRP a également mis en œuvre de nouvelles procédures pour les bureaux de première responsabilité afin de fournir rapidement et en toute sécurité de gros volumes de documents à la Section de l'AIPRP tout en travaillant à distance. Ces nouvelles procédures se sont avérées très utiles pour l'évolution de la main-d'œuvre hybride de la CCETP, depuis la fin des mesures spéciales liées à la COVID-19 au cours de la seconde moitié de la période de référence 2022-2023. 

Surveillance de la conformité

La CCETP utilise son logiciel de gestion des cas afin de surveiller les délais de traitement des demandes de renseignements personnels. La coordonnatrice de l'AIPRP se tient au courant des échéances à venir concernant les demandes et les consultations. Des rappels des échéances à venir sont fournis à la haute direction au moins tous les trois mois. La coordonnatrice de l'AIPRP rencontre régulièrement la présidente de la CCETP et l'avocate générale pour discuter de diverses questions ayant trait aux dossiers en instance relatifs à l'AIPRP.

Conformément à la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels, la CCETP fait usage de son pouvoir discrétionnaire pour limiter les consultations interministérielles aux seules demandes visant à divulguer des renseignements potentiellement sensibles provenant d'institutions externes.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La CCETP n'a complété aucune nouvelle évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) durant la période visée par le rapport. Le fichier de renseignements personnels (FRP) modifié que la CCETP a soumis en 2021-2022 a été enregistré par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada durant la période de référence 2022‑2023.

Atteintes à la vie privée

Au cours de la période visée par le rapport, la CCETP a signalé une (1) atteinte importante à la vie privée au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et au Commissariat à la protection de la vie privée.

En raison d'une erreur humaine, un rapport détaillant l'enquête sur la plainte publique d'un plaignant contre la GRC a été inclus par inadvertance dans l'enveloppe de correspondance envoyée à un autre plaignant sans lien avec lui. Le destinataire a reconnu que les informations lui avaient été envoyées par erreur. Le fait que le destinataire ait informé la CCETP de l'erreur suggère qu'il n'avait pas l'intention d'utiliser ces informations à mauvais escient.

Le personnel de la CCETP qui traite des renseignements personnels s'est vu rappeler la nécessité de faire preuve d'une grande prudence lorsqu'il manipule des renseignements personnels, afin d'éviter toute divulgation involontaire due à une erreur humaine. À l'avenir, le personnel veillera à vérifier que toutes les enveloppes sortantes ne contiennent que les documents appropriés destinés au destinataire.

Communications en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La CCETP n'a divulgué aucun renseignement personnel en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi en 2022-2023.

Plaintes

Au cours de la période de l'exercice 2021-2022, une (1) nouvelle plainte avait été déposée contre la CCETP alléguant que cette dernière avait refusé de communiquer des documents. Le Commissariat à la protection de la vie privée a communiqué avec la CCETP pour obtenir des renseignements sur cette plainte, qu'il a réglé par le biais de son mécanisme de règlement rapide plutôt que d'entreprendre une enquête officielle.

De même, au cours de la période de référence 2022-2023, la CCETP a reçu deux (2) nouvelles plaintes alléguant que la CCETP avait refusé de divulguer des dossiers et qu'elle avait invoqué des exceptions à tort. Vers la fin de la période visée par le rapport, le Commissariat à la protection de la vie privée a communiqué avec la Commission pour obtenir des renseignements, à la suite de quoi il a réglé les deux plaintes par le biais de son mécanisme de règlement rapide au lieu d'entreprendre une enquête officielle.

Aucune vérification ni autre enquête n'a été menée au cours de la période visée.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Le personnel de l'AIPRP de la CCETP a adopté des procédures plus rigoureuses relatives à l'extraction de documents des bureaux de première responsabilité après avoir examiné ses pratiques lors des enquêtes sur les plaintes au cours de la période de rapport de 2020-2021. Ces procédures ont fait l'objet d'un examen au cours de la période de référence 2022-2023 compte tenu de l'arrivée d'une nouvelle employée à la Section de l'AIPRP et de l'augmentation de l'ensemble du personnel de la CCETP.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le ministre de la Sécurité publique Canada délègue aux titulaires des postes sous mentionnés, ou aux personnes qui occupent ces postes à titre intérimaire, les pouvoirs et les fonctions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire le Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC, investi conformément à l'article de la Loi mentionné à l'égard de chaque poste.

Daté, en la ville d'Ottawa, 4e de juillet, 2016.

Signé par le ministre de la Sécurité publique Canada, l'honorable Ralph Goodale, C.P., député.

*L.R.C. 1985, ch. P-21

Annexe B : Rapport statistique

Période d'établissement de rapport : 2022-04-01 au 2023-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 - Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 - Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Section 12 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Période d'établissement : 2022-04-01 au 2023-03-31