Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2014-2015

1.  INTRODUCTION

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Loi) confère aux particuliers le droit d'accéder à leurs renseignements personnels et assure la confidentialité des renseignements personnels relevant des institutions fédérales.

Le présent rapport annuel a été rédigé en vertu de l'article 72 de la Loi, selon lequel des rapports annuels sur la protection des renseignements personnels doivent être déposés au Parlement.

2.  AU SUJET DE LA COMMISSION CIVILE D'EXAMEN ET DE TRAITEMENT DES PLAINTES RELATIVES À LA GENDARMERIE ROYALE DU CANADA

Le 28 novembre 2014, la Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada (CCETP) a été créée en vertu de l'article 35 de la Loi visant à accroître la responsabilité de la Gendarmerie royale du Canada (L.C. 2013, ch. 18). La CCETP a remplacé la Commission des plaintes du public contre la GRC (CPP); elle assume des responsabilités de nature semblable, mais s'est vu confier un plus grand nombre de pouvoirs et de tâches. Comme le faisait la CPP, la CCETP assure une surveillance civile de la conduite des membres de la GRC dans l'exercice de leurs fonctions afin de tenir l'organisme responsable de ses actes devant le public.

Le rôle principal de la CCETP consiste à recevoir des plaintes du public au sujet de membres de la GRC. Les plaintes reçues sont acheminées à la GRC, qui se charge de mener une première enquête prescrite par la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada. Si le plaignant est insatisfait de la réponse donnée par la GRC à sa plainte, la CCETP procédera à son tour à un examen de la plainte afin de déterminer le caractère raisonnable des mesures prises par la GRC. Dans certains cas, la CCETP mènera sa propre enquête ou tiendra une audience à l'égard d'une plainte. Le président de la CCETP a le pouvoir de déposer lui-même une plainte s'il estime qu'il convient de mener une enquête.

En outre, même en l'absence d'une plainte du public, la CCETP est habilitée à effectuer un examen concernant des activités de la GRC afin d'établir leur conformité avec les dispositions législatives et réglementaires, les directives ministérielles, les politiques, les procédures et les lignes directrices.

3.  REMARQUE À PROPOS DES DONNÉES

Les données et les statistiques concernant la CCETP contenues dans le présent rapport englobent les activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) menées tant par la CPP (jusqu'au 27 novembre 2014) que par la CCETP (à compter du 28 novembre 2014) au cours de la période visée par le rapport, laquelle s'étend du 1er avril 2014 au 31 mars 2015.

4.  RESPONSABILITÉS LIÉES À L'AIPRP

Au sein de la CCETP, la Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est composée uniquement de la coordonnatrice de l'AIPRP, laquelle traite toutes les demandes du public et les demandes de consultation soumises par d'autres ministères ou organismes. Elle est également chargée de fournir des conseils aux employés et aux cadres supérieurs de la CCETP sur des questions liées à l'AIPRP, de rédiger les rapports statistiques annuels, d'assurer continuellement l'exactitude des renseignements consignés dans Info Source, de rédiger des sommaires des demandes d'accès à l'information traitées en vue de leur divulgation proactive sur le site Web de la CCETP, de participer aux activités réunissant des membres de la collectivité de l'AIPRP et de surveiller les modifications apportées aux politiques, aux lignes directrices et aux directives sur l'AIPRP.

Lorsqu'elle traite les demandes et les consultations au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la coordonnatrice de l'AIPRP bénéficie du soutien administratif que lui fournit le personnel de l'Unité de la gestion de l'information de la CCETP.

En vertu des pouvoirs qui lui ont été délégués par le ministre de la Sécurité publique, la directrice exécutive approuve définitivement toutes les réponses aux requêtes relatives à l'AIPRP et aux demandes de consultation.

5.  ORDONNANCE DE DÉLÉGATION DE POUVOIRS

En vertu de la Loi, le ministre de la Sécurité publique a délégué les pleins pouvoirs au président et à la directrice exécutive de la CCETP. Le ministre a également délégué certaines tâches et fonctions administratives à la coordonnatrice de l'AIPRP. La plus récente ordonnance de délégation de pouvoirs a été signée par le ministre de la Sécurité publique le 18 janvier 2012 (voir l'annexe A).

6.  DEMANDES AU TITRE DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS REÇUES

Au cours de la période visée par le rapport, trois (3) nouvelles demandes au titre de la Loi ont été reçues et traitées. Aucune demande n'a été reportée de l'exercice précédent, et aucune n'a été reportée à l'exercice suivant.

Les trois (3) nouvelles demandes provenaient de particuliers souhaitant obtenir des renseignements les concernant contenus dans des documents relevant de la CCETP.

7.  RAPPORT STATISTIQUE

En 2014-2015, la CCETP a reçu trois (3) demandes soumises au titre de la Loi, alors qu'elle en avait reçu deux (2) en 2013-2014, et six (6) (c.-à-d. deux fois plus) en 2012-2013. Ces nombres sont relativement faibles ne permettent pas de tirer une signification statistique de ces écarts. Le traitement de l'une des trois (3) demandes reçues au cours de la période visée par le rapport ne s'est pas traduit par la communication de documents. Dans l'un des deux (2) cas où des documents ont été communiqués, une demande d'exemption a été présentée en vertu de l'article 26 (renseignements concernant un autre individu) de la Loi. Dans les deux (2) cas, une consultation externe a été requise, de sorte que des prolongations de délai ont été présentées au titre du sous-alinéa 15a)(ii), et chaque fois, la demande a été traitée dans le respect du délai prolongé. Le nombre de pages traitées dans le cadre de ces deux (2) demandes s'élevait à 423.

Un nombre notable (25) de demandes de consultation ont été soumises par d'autres organisations au cours de la période visée par le rapport. Durant cette période, on a traité 24 de ces demandes, en plus d'une demande de consultation qui avait été reportée de l'exercice précédent. Le nombre de pages traitées s'élevait à 491.

Le rapport statistique figure à l'annexe B.

8.  FORMATION

Un membre du personnel de l'Unité des opérations de la CCETP a participé à une activité de formation externe d'une durée de trois jours.

Aucune activité de formation n'a été dispensée à l'interne au cours de la période visée par le rapport.

9.  CHANGEMENTS IMPORTANTS

Le principal changement survenu durant l'exercice 2014-2015 a été la création de la CCETP, à laquelle ont été déléguées l'ensemble des fonctions et des tâches qui relevaient auparavant de la CPP, y compris tous les dossiers non réglés relatifs à l'AIPRP. La transition s'est faite de façon fluide, vu qu'elle consistait simplement en la prise en charge par la CCETP du personnel et des installations de la CPP. Par conséquent, la transition n'a eu aucune répercussion sur le public.

La CCETP n'a mis en œuvre aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure en matière de protection des renseignements personnels durant la période visée par le rapport.

10.  SURVEILLANCE DU RESPECT DES DÉLAIS

La CCETP utilise son logiciel de gestion des cas afin de surveiller les délais de traitement des demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La coordonnatrice de l'AIPRP se tient au courant des échéances à venir et, au besoin, informe le responsable d'institution fédérale et la haute direction de l'imminence de l'expiration d'un délai lié au traitement d'une requête ou d'une demande de consultation. Cette façon de faire s'est révélée efficace au moment de veiller au respect des délais.

11.  ÉVALUATIONS DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a été menée au cours de la période visée par le rapport.

12  ATTEINTES À LA VIE PRIVÉE

Aucune atteinte importante à la vie privée au sein de la CPP ou de la CCETP n'a été signalée au cours de la période visée par le rapport.

13.  COMMUNICATIONS EN VERTU DE L'ALINÉA 8(2)m) DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Aucune communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi n'a été faite en 2014-2015.

14.  PLAINTES

Aucune plainte n'a été déposée au titre de la Loi contre la CPP ou la CCETP et aucune vérification ni enquête n'ont été menées durant la période visée par le rapport.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le ministre de la Sécurité publique Canada délègue aux titulaires des postes sous mentionnés, ou aux personnes qui occupent ces postes à titre intérimaire, les pouvoirs et les fonctions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire le Commission des plaintes du public contre la GRC, investi conformément à l'article de la Loi mentionné à l'égard de chaque poste.

Daté, en la ville d'Ottawa, 18^e de janvier, 2012.

Signé par le ministre de la Sécurité publique Canada, l'honorable Vic Toews, C.P., c.r., député.

Annexe B : Rapport statistique

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

PARTIE 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

PARTIE 5 – Prorogations

PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

PARTIE 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

PARTIE 8 - Plaintes et enquêtes

PARTIE 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

PARTIE 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels