Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2023-2024

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Loi) confère aux particuliers le droit d'accéder à leurs renseignements personnels et assure la confidentialité des renseignements personnels relevant des institutions fédérales.

Le présent rapport annuel a été rédigé en vertu de l'article 72 de la Loi, selon lequel des rapports annuels sur la protection des renseignements personnels doivent être déposés au Parlement.

Le rapport sera présenté et déposé au Parlement par le ministre de Sécurité publique Canada, conformément au délai prévu à l'article 72.

Au sujet de la Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada

La Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada (CCETP) exerce ses activités conformément à la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, L.R.C. (1985), ch. R-10. La CCETP assure une surveillance civile de la conduite des membres de la GRC dans l'exercice de leurs fonctions afin de tenir l'organisme responsable de ses actes devant le public.

L'un des rôles principaux de la CCETP consiste à recevoir des plaintes du public au sujet de membres de la GRC. Les plaintes reçues sont acheminées à la GRC, qui se charge de mener une première enquête prescrite par la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada. Si le plaignant est insatisfait de la réponse donnée par la GRC à sa plainte, la CCETP procédera à son tour à un examen de la plainte afin de déterminer le caractère raisonnable des mesures prises par la GRC. Dans certains cas, la CCETP mènera sa propre enquête ou tiendra une audience à l'égard d'une plainte. La présidente de la CCETP a le pouvoir de déposer elle-même une plainte si elle estime qu'il convient de mener une enquête.

En outre, même en l'absence d'une plainte du public, la CCETP est habilitée à effectuer un examen concernant des activités de la GRC afin d'établir leur conformité avec les dispositions législatives et réglementaires, les directives ministérielles, les politiques, les procédures et les lignes directrices.

Responsabilités liées à l'AIPRP

Au sein de la CCETP, la Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est composée de la coordonnatrice de l'AIPRP et d'une analyste subalterne de l'AIPRP durant la période visée par le rapport. Les deux employées traitent toutes les demandes du public et les demandes de consultation soumises par d'autres ministères ou organismes et elles participent aux activités réunissant des membres de la collectivité de l'AIPRP. La coordonnatrice de l'AIPRP est également chargée de fournir des conseils aux employés et aux cadres supérieurs de la CCETP sur des questions liées à l'AIPRP, de rédiger les rapports annuels sur l'AIPRP, d'assurer continuellement l'exactitude des renseignements consignés dans l'Info Source de la CCETP, de rédiger des sommaires des demandes d'accès à l'information traitées en vue de leur divulgation proactive dans le Portail du gouvernement ouvert et de surveiller les modifications apportées aux politiques, aux lignes directrices et aux directives sur l'AIPRP. Au cours de la période de référence, l'analyste subalterne de l'AIPRP s'est vu confier la tâche de veiller au respect de la publication proactive à la CCETP, en vertu de la partie 2 de la Loi sur l'accès à l'information.

Lorsqu'elle traite les demandes et les consultations au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Section de l'AIPRP bénéficie du soutien administratif que lui fournit le personnel de la Section de la gestion de l'information de la CCETP ainsi que celui d'un étudiant.

En vertu des pouvoirs qui lui ont été délégués par le ministre de la Sécurité publique, la présidente de la CCETP approuve définitivement toutes les réponses aux requêtes relatives à l'AIPRP et aux demandes de consultation.

Au cours de la période visée par le rapport, la CCETP ne faisait partie d'aucun contrat de service en vertu de l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de la Loi, le ministre de la Sécurité publique a délégué les pleins pouvoirs à la présidente, à la coordonnatrice de l'AIPRP et à la directrice principale des services intégrés et dirigeante principale des finances. La plus récente ordonnance de délégation de pouvoirs a été signée par le ministre de la Sécurité publique le 17 novembre 2023 (voir l'annexe A).

Demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels reçues

Au cours de la période visée par le rapport, soixante-dix-huit (78) nouvelles demandes au titre de la Loi ont été reçues. Onze (11) demandes ont été reportées de l'exercice précédent. De ces quatre-vingt-neuf (89) demandes, quatre-vingts (80) ont été traitées pendant la période de référence et neuf (9) ont été reportées à l'exercice 2024-2025.

Trente (30) demandes d'accès à des renseignements personnels traitées au cours de l'exercice 2023-2024 provenaient de particuliers cherchant à consulter leurs renseignements personnels dans des dossiers de plainte du public conservés par la CCETP, dans de nombreux cas, pour plus d'un dossier de plainte. Quatre (4) demandes provenaient de membres de la GRC faisant l'objet d'une plainte, quarante-et-une (41) demandes provenaient de particuliers ayant fait appel par erreur à la CCETP pour obtenir de la GRC des renseignements sur l'application de la loi et cinq (5) demandes générales provenaient de particuliers cherchant à obtenir de la CCETP des renseignements personnels qui les concernent.

Rendement

Au cours de la période visée, on a donné suite à soixante-cinq (65) des quatre-vingts (80) demandes traitées (81,3 %) dans les délais prescrits.

Les soixante-dix-huit (78) demandes que la CCETP a reçues en 2023-2024 représentent une augmentation soutenue comparativement au nombre de demandes reçues au cours des dernières années :

2023-2024     78
2022-2023     77
2021-2022     75
2020-2021     46
2019-2020     32
2018-2019     27

L'augmentation du nombre de demandes reçues est probablement attribuable au service de demande d'AIPRP en ligne, qui permet aux demandeurs de soumettre leurs demandes en ligne à la CCETP depuis la fin de 2018, dont il s'est avéré que beaucoup étaient destinées à d'autres institutions (dont la GRC).

Au cours de la période de référence 2023-2024, la CCETP avait onze (11) demandes actives de la période de l'exercice 2022-2023. De ce nombre, trois (3) ont été traitées dans les délais prescrits par la loi et huit (8) ont été traitées au-delà des délais prescrits au cours de la période de l'exercice 2023-2024.

Parmi les quatre-vingts (80) demandes qui ont été traitées, on a donné suite à cinquante-neuf (59) d'entre elles dans un délai de 30 jours, à dix (10) dans un délai de 31 à 60 jours, à sept (7) dans un délai de 61 à 120 jours, à deux (2) dans un délai de 121 à 180 jours et à deux (2) dans un délai de 181 à 365 jours.

La CCETP a demandé une prorogation de délai dans le cas de quatorze (14) demandes, dont dix (10) en vue de consultations externes et quatre (4) en ce qui concerne un grand nombre de demandes actives dont le respect du délai de 30 jours entraverait de manière déraisonnable les activités de la CCETP.

Des quatre-vingts (80) demandes traitées au cours de la période visée par le rapport, dix (10) (12,5 %) ont été communiquées sans caviardage, vingt-quatre (24) (30 %) ont été communiquées en partie sous réserve d'exceptions et une (1) (1,3 %) a été retirée. Quant aux quarante-cinq (45) (56,3 %) autres demandes, il n'existait aucun dossier.

Au cours de la période visée par le rapport, la CCETP a invoqué des exceptions en vertu de l'alinéa 19(1)c) (renseignements qui ont été obtenus à titre confidentiel des gouvernements provinciaux ou de leurs organismes), de l'article 21 (renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire les affaires internationales et défense), du sous-alinéa 22(1)a)(i) (renseignements qui ont été obtenus ou préparés par une institution fédérale, ou par une subdivision d'une institution, qui constitue un organisme d'enquête déterminé par règlement, au cours d'enquêtes licites ayant trait à la détection, la prévention et la répression du crime), de l'alinéa 22(1)b) (renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire au déroulement d'enquêtes licites), de l'article 25 (sécurité des individus), de l'article 26 (renseignements concernant un autre individu) et de l'article 27 (secret professionnel des avocats) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au total, quinze (15) demandes n'ont pu être traitées dans les délais prévus par la loi : cinq (5) en raison d'une consultation externe qui s'imposait, trois (3) par suite d'une ingérence dans les activités ou la charge de travail et sept (7) étant donné l'absence du personnel de la CCETP pour cause de vacances et la grève générale déclenchée par l'Alliance de la Fonction publique du Canada au début de la période visée par le rapport.

Au cours de la période de référence, des institutions fédérales ont présenté onze (11) demandes de consultation. Toutes ces demandes de consultation visaient des documents concernant des plaintes du public déposées contre des membres de la GRC. Les onze (11) demandes de consultation ont été achevées dans un délai de 30 jours, exigeant le traitement de 287 pages.

Le rapport statistique figure à l'annexe B.

Formation et sensibilisation

Au cours de la période visée par le rapport, tous les employés de la CCETP ont suivi une formation obligatoire, offerte par l'École de la fonction publique du Canada, portant sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. De plus, on a fourni des conseils en matière d'accès à l'information de façon ponctuelle (p. ex. en personne, par courriel et par l'entremise du bulletin électronique de la CCETP).

La coordonnatrice de l'AIPRP a également donné une formation au personnel du Groupe des politiques et du soutien opérationnel de la CCETP pendant la période visée par le rapport.

Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la période visée par le rapport, la Section de l'AIPRP a rédigé de nouvelles politiques ou modifié des politiques dans les domaines suivants liés à l'administration de la Loi :

• Réponse aux demandes de correction des renseignements personnels
• Protocole en cas d'atteinte à la vie privée

 En réponse à une vague de demandes de renseignements personnels soumises à la CCETP et à d'autres institutions par un seul particulier à l'aide du système de demande d'AIPRP en ligne, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) a publié des directives au cours du dernier trimestre de la période de référence 2023-2024 sur les pratiques à privilégier pour répondre aux demandes lorsqu'il est peu probable que l'institution ait le contrôle des renseignements demandés. Auparavant, la CCETP effectuait une recherche de documents et répondait « Aucun document n'existe ». Toutefois, la directive du SCT indique qu'une telle réponse pouvait divulguer par inadvertance des renseignements personnels auxquels le demandeur n'avait pas le droit d'accéder. La CCETP a donc abandonné cette pratique et informe désormais les demandeurs que le type de renseignements personnels demandés ne fait pas partie de ses responsabilités en matière de programmes ou de ses fonds de renseignements. La CCETP signale désormais ces demandes à la clôture comme étant impossibles à traiter. Il en résulte que dans le rapport annuel 2023-2024, la CCETP a déclaré dix-sept (17) demandes de moins que le nombre total qui aurait été déclaré si la CCETP n'avait pas modifié sa procédure.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Au cours de la période de référence 2023-2024, la Section de l'AIPRP a commencé à consulter les services de la CCETP pour déterminer s'il existe des catégories de dossiers ou de renseignements sur les plaintes qui pourraient être communiqués aux particuliers de manière informelle, ce qui améliorerait leurs droits d'accès à leurs renseignements personnels.

Surveillance de la conformité

La CCETP utilise son logiciel de gestion des cas afin de surveiller les délais de traitement des demandes d'accès à l'information. La coordonnatrice de l'AIPRP veille au respect des échéances à venir concernant les demandes et les consultations. La haute direction reçoit un rappel quant aux échéances qui approchent au moins chaque trimestre. La coordonnatrice de l'AIPRP rencontre régulièrement la présidente de la CCETP et l'avocate générale pour discuter de diverses questions relatives aux dossiers d'AIPRP en cours.

Conformément à la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels, la CCETP fait usage de son pouvoir discrétionnaire pour limiter les consultations interministérielles aux seules demandes visant à divulguer des renseignements potentiellement sensibles relatifs aux services de police provenant d'institutions externes. La CCETP ne consulte pas d'institutions externes avant de divulguer des renseignements qui sont systématiquement communiqués aux plaignants dans le cadre du processus de traitement des plaintes du public. Pour contrôler cette pratique, on informe la coordonnatrice de l'AIPRP, l'avocate générale et la responsable déléguée de l'AIPRP, dans le délai initial de 30 jours pour chaque nouvelle demande, de la possibilité ou non d'une prorogation.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La CCETP n'a complété aucune nouvelle évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) durant la période visée par le rapport.

Atteintes à la vie privée

Au cours de la période visée par le rapport, la CCETP a signalé une (1) atteinte importante à la vie privée au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et au Commissariat à la protection de la vie privée.

L'atteinte en question est un incident survenu à l'échelle du gouvernement concernant des activités suspectes et non autorisées identifiées dans des systèmes de tiers appartenant aux systèmes de Sirva Worldwide (Brookfield Global Relocation Services [BGRS] et Sirva Canada), qui s'est déroulé du 17 août au 28 septembre 2023. BGRS fournit des services de réinstallation au gouvernement du Canada. Les dossiers de la CCETP relatifs à la réinstallation ont été examinés et il a été déterminé qu'un petit nombre d'employés, anciens et actuels, de la CCETP pourraient être menacés en raison de l'atteinte. La responsable déléguée de l'AIPRP à la CCETP a donc décidé qu'il était nécessaire de signaler que cet incident avait causé une atteinte importante à la vie privée au sein de la CCETP. La CCETP a informé les personnes concernées ou, dans un cas, leur plus proche parent, et a fourni des renseignements au SCT pour lui permettre d'offrir des services de surveillance du crédit aux personnes concernées. Au 31 mars 2024, l'enquête sur l'atteinte était toujours en cours.

Communications en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La CCETP n'a divulgué aucun renseignement personnel en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi en 2023-2024.

Plaintes

Au cours de la période de référence 2023-2024, la CCETP a reçu trois (3) nouvelles plaintes.

L'une (1) d'entre elle alléguait que la CCETP avait refusé de divulguer des dossiers et qu'elle avait invoqué des exceptions à tort. Le Commissariat à la protection de la vie privée a mené une enquête et a conclu que la plainte était non-fondée.

Les deux (2) autres plaintes que la CCETP a reçues ont été déposées par la même personne et alléguaient que la CCETP avait prorogé l'échéance de leurs demandes de manière déraisonnable. Le Commissariat à la protection de la vie privée a enquêté sur l'une des plaintes et a conclu que la CCETP était fondée à proroger le délai. Toutefois, comme la CCETP n'a pas répondu dans les délais prescrits par la loi, la plainte concernant le retard était fondée.

L'autre plainte liée à la prorogation de délai était toujours active au 31 mars 2024.

Aucune vérification ni autre enquête n'a été menée au cours de la période visée.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Au cours de la période de référence 2023-2024, le personnel de l'AIPRP à la CCETP n'a pas pris de nouvelles mesures en réponse à des plaintes.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Règlement sur la protection des renseignements personnels

Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le ministre de la Sécurité publique Canada délègue aux titulaires des postes sous mentionnés, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il/elle est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire le Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC, investi/e par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté, en la ville d'Ottawa,

Ce 17 jour de novembre, 2023

L'hon. Dominic LeBlanc, c.p., c.r., député

*L.R.C. 1985, ch. P-21

Annexe B : Rapport statistique

Période d'établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

1.2 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution et centraux

Section 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalée

11.2 Atteintes à la vie privée signalée non-substantielles

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Période d'établissement : 2023-04-01 au 2024-03-31