Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2023-2024

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (Loi) a pour objet de permettre aux citoyens et aux résidents d'accéder aux renseignements relevant des institutions fédérales.

Le présent rapport annuel a été rédigé en vertu de l'article 94 de la Loi, selon lequel des rapports annuels sur l'accès à l'information doivent être déposés au Parlement.

Par ailleurs, conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service, le rapport contient des renseignements concernant les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Le rapport sera présenté et déposé au Parlement par le ministre de Sécurité publique Canada, conformément au délai prévu à l'article 94.

Au sujet de la Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada

La Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada (CCETP) exerce ses activités conformément à la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, L.R.C. (1985), ch. R-10. La CCETP assure une surveillance civile de la conduite des membres de la GRC dans l'exercice de leurs fonctions afin de tenir l'organisme responsable de ses actes devant le public.

L'un des rôles principaux de la CCETP consiste à recevoir des plaintes du public au sujet de membres de la GRC. Les plaintes reçues sont acheminées à la GRC, qui se charge de mener une première enquête prescrite par la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada. Si le plaignant est insatisfait de la réponse donnée par la GRC à sa plainte, la CCETP procédera à son tour à un examen de la plainte afin de déterminer le caractère raisonnable des mesures prises par la GRC. Dans certains cas, la CCETP mènera sa propre enquête ou tiendra une audience à l'égard d'une plainte. La présidente de la CCETP a le pouvoir de déposer elle-même une plainte si elle estime qu'il convient de mener une enquête.

En outre, même en l'absence d'une plainte du public, la CCETP est habilitée à effectuer un examen concernant des activités de la GRC afin d'établir leur conformité avec les dispositions législatives et réglementaires, les directives ministérielles, les politiques, les procédures et les lignes directrices.

Responsabilités liées à l'AIPRP

Au sein de la CCETP, la Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est composée de la coordonnatrice de l'AIPRP et d'une analyste subalterne de l'AIPRP durant la période visée par le rapport. Les deux employées traitent toutes les demandes du public et les demandes de consultation soumises par d'autres ministères ou organismes et elles participent aux activités réunissant des membres de la collectivité de l'AIPRP. La coordonnatrice de l'AIPRP est également chargée de fournir des conseils aux employés et aux cadres supérieurs de la CCETP sur des questions liées à l'AIPRP, de rédiger les rapports annuels sur l'AIPRP, d'assurer continuellement l'exactitude des renseignements consignés dans l'Info Source de la CCETP, de rédiger des sommaires des demandes d'accès à l'information traitées en vue de leur divulgation proactive sur le Portail du gouvernement ouvert et de surveiller les modifications apportées aux politiques, aux lignes directrices et aux directives sur l'AIPRP. Au cours de la période de référence, l'analyste subalterne de l'AIPRP s'est vu confier la tâche de veiller au respect de la publication proactive à la CCETP, en vertu de la partie 2 de la Loi.

Lorsqu'elle traite les demandes et les consultations au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Section de l'AIPRP bénéficie également du soutien administratif que lui fournit le personnel de la Section de la gestion de l'information de la CCETP ainsi que celui d'un étudiant.

Les responsabilités en matière de publication proactive (partie 2 de la Loi) des catégories de renseignements prévues aux articles 82 à 90 de la Loi sont partagées par d'autres directions de la CCETP. Le personnel de la Direction des services intégrés et du Bureau de la présidente compilent les données, alors que le personnel de la Direction des communications stratégiques et des relations avec les médias publie les renseignements dans le Portail du gouvernement ouvert. L'analyste subalterne de l'AIPRP assure le respect des délais et l'exactitude des renseignements publiés dans le Portail du gouvernement ouvert.

En vertu des pouvoirs qui lui ont été délégués par le ministre de la Sécurité publique, la présidente de la CCETP approuve définitivement toutes les réponses aux requêtes relatives à l'AIPRP et aux demandes de consultation.

Au cours de la période visée par le rapport, la CCETP ne faisait partie d'aucun contrat de service en vertu de l'article 96 de la Loi sur l'accès à l'information.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de la Loi, le ministre de la Sécurité publique a délégué les pleins pouvoirs à la présidente, à la coordonnatrice de l'AIPRP et à la directrice principale des services intégrés et dirigeante principale des finances. La plus récente ordonnance de délégation de pouvoirs a été signée par le ministre de la Sécurité publique le 17 novembre 2023 (voir l'annexe A).

Demandes d'accès à l'information reçues

Au cours de la période visée par le présent rapport (du 1er avril 2023 au 31 mars 2024), vingt-cinq (25) nouvelles demandes d'accès à l'information ont été reçues. Dix (10) demandes ont été reportées de l'exercice précédent. Des trente‑cinq (35) demandes, vingt-cinq (25) ont été traitées pendant la période visée et dix (10) ont été reportées à l'exercice 2024-2025.

Parmi les vingt-cinq (25) demandes reçues durant la période visée par le rapport, on a recensé dix (10) demandeurs des médias, un (1) du secteur des affaires et dix (10) du public; quatre (4) demandeurs ont refusé d'indiquer la catégorie dont ils faisaient partie.

Douze (12) des vingt-cinq (25) demandes (48 %) traitées durant la période visée par le rapport ont donné lieu à des divulgations partielles, deux (2) demandes (8 %) ont abouti à une divulgation complète et neuf (9) demandes (36 %) ont été acheminées à d'autres institutions. On n'a trouvé aucun document dans le cas d'une (1) demande (4 %) et une (1) demande (4 %) a été retirée.

Rendement

Au cours de la période visée par le rapport, la CCETP a traité 80 % des demandes dans les délais prescrits par la loi. Au total, 3 211 pages ont été traitées.

Les vingt-cinq (25) demandes d'accès à l'information reçues par la CCETP en 2023‑2024 représentent une diminution du nombre de demandes reçues par rapport à celui des dernières années :

2023-2024      25
2022-2023      41
2021-2022      39
2020-2021      48
2019-2020      38
2018-2019      25

Bien que le nombre de demandes reçues par la CCETP en 2023-2024 soit moins élevé que celui des dernières années, le nombre de demandes acheminées à d'autres institutions a baissé. Par exemple, au cours de la période de référence 2023-2024, 36 % des demandes ont été acheminées à d'autres institutions comparativement à 39 % durant l'exercice 2022-2023 et 49 % en 2021-2022. Par conséquent, la CCETP a traité un plus grand nombre de demandes reçues en 2023-2024 par rapport aux dernières années.

Au cours de la période de référence 2023-2024, la CCETP avait une (1) demande active de la période de l'exercice 2020-2021, une (1) demande active de la période de l'exercice 2021‑2022 et six (6) demandes actives reportées de la période de référence 2022-2023. La demande de 2020-2021, toujours active, respecte les délais prescrits par la loi. La demande de 2021-2022 est elle aussi active, mais dépassait les délais prescrits par la loi au 31 mars 2024. Des six (6) demandes de 2022-2023, quatre (4) ont été traitées dans les délais prescrits et deux (2) sont toujours actives et respectent les délais prescrits par la loi.

La CCETP a invoqué des exceptions au titre de l'alinéa 13(1)c) (renseignements obtenus à titre confidentiel des gouvernements des provinces ou de leurs organismes), de l'alinéa 13(1)d) (renseignements obtenus à titre confidentiel des administrations municipales ou régionales constituées en vertu de lois provinciales ou de leurs organismes), des sous-alinéas 16(1)a)(i) (renseignements obtenus ou préparés par une institution fédérale, ou par une subdivision d'une institution, qui constitue un organisme d'enquête déterminé par règlement, au cours d'enquêtes licites ayant trait à la détection, la prévention et la répression du crime) et 16(1)a)(ii) (renseignements obtenus ou préparés par une institution fédérale, ou par une subdivision d'une institution, qui constitue un organisme d'enquête déterminé par règlement, au cours d'enquêtes licites ayant trait aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales), de l'alinéa 16(1)b) (renseignements relatifs à des techniques d'enquêtes ou à des projets d'enquêtes licites déterminées), de l'alinéa 16(1)c) (renseignements dont la divulgation risquerait de nuire aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou au déroulement d'enquêtes licites), du paragraphe 16(2) (renseignements dont la communication risquerait de faciliter la perpétration d'infractions), de l'article 17 (sécurité des individus), du paragraphe 19(1) (renseignements personnels), de l'alinéa 21(1)a) (avis ou recommandations), et de l'article 23 (secret professionnel des avocats) de la Loi.

Comme certains des documents demandés provenaient d'autres ministères et que des consultations externes étaient souvent nécessaires, il a fallu prolonger les délais applicables pour treize (13) des demandes traitées au cours de la période visée par le rapport afin de procéder à une consultation. Trois (3) demandes n'ont pu être traitées dans les délais prescrits par la loi en raison de la réception tardive des réponses aux consultations de ministères externes et deux (2) demandes n'ont pu être traitées dans les délais prescrits par la loi étant donné l'absence du personnel de la CCETP pour cause de vacances et la grève générale déclenchée par l'Alliance de la Fonction publique du Canada au début de la période visée par le rapport. On a donc donné suite à vingt (20) des vingt-cinq (25) demandes traitées dans les délais prescrits.

La CCETP a répondu dans un délai de 60 jours à deux (2) demandes ayant abouti à une divulgation complète. En ce qui concerne les demandes divulguées en partie, la CCETP a répondu à deux (2) demandes dans un délai de 31 à 60 jours, à six (6) demandes dans un délai de 61 à 120 jours, à deux (2) demandes dans un délai de 121 à 180 jours, à une (1) demande dans un délai de 181 à 365 jours et à une (1) demande dans un délai de plus de 365 jours. Une (1) demande a été retirée dans un délai de 15 jours et la CCETP a répondu à une (1) demande, dans un délai de 30 jours, pour laquelle elle n'avait aucun document. Enfin, la CCETP a répondu dans un délai de 15 jours aux neuf (9) demandes qui ont été acheminées à d'autres institutions.

Le nombre de demandes informelles que la CCETP a reçues a presque doublé en 2023-2024 par rapport à la période de référence précédente. La CCETP a répondu à cinquante-et-une (51) demandes informelles dans un délai de 15 jours, à deux (2) demandes dans un délai de 16 à 30 jours, et à une (1) demande dans un délai de 181 à 365 jours.

Les catégories de renseignements que la CCETP a divulgués au cours de la période visée comprennent des renseignements sur les plaintes et les statistiques, des renseignements sur les plaintes concernant le Groupe d'intervention pour la sécurité de la collectivité et l'industrie (GISCI) de la Division « E » de la GRC, des notes d'informations à l'intention de la présidente, des copies des rapports de la présidente correspondant aux résumés des plaintes du public qui ont été examinées et de la correspondance et des dossiers opérationnels liés aux plaintes du public.

Enfin, en 2023-2024, la CCETP a reçu vingt (20) demandes de consultation provenant d'autres institutions du gouvernement du Canada. La CCETP a traité dix-huit (18) demandes au cours de la période visée par le rapport, ce qui a donné lieu à 360 pages traitées. Ces demandes portaient principalement sur des documents liés à des plaintes du public contre la GRC, à des documents comprenant des données générales d'employés, comme les salaires et la classification de postes, à des documents d'information ministériels, ainsi qu'à des renseignements relatifs à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels que la CCETP a communiqués au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et au Commissariat à la protection de la vie privée. Les demandes provenaient de quatre ministères différents, ainsi que de la Province de la Colombie‑Britannique. Aucune autre organisation n'a soumis de demande de consultation.

Le rapport statistique figure à l'annexe B.

Rapport sur les frais d'accès à l'information aux termes de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l'institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l'accès à l'information
• Frais payables : les frais de demande de 5 $ sont les seuls frais facturés pour une demande d'accès à l'information
• Total des revenus : 110 $
• Frais dispensés : 15 $
• Coût de fonctionnement du programme : 73 363 $

Ces coûts comprennent les frais annuels de 3 741 $ consacrés au soutien et à l'entretien du logiciel d'AIPRP.

Formation et sensibilisation

Au cours de la période visée par le rapport, tous les employés de la CCETP ont suivi une formation obligatoire, offerte par l'École de la fonction publique du Canada, portant sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. De plus, on a fourni des conseils en matière d'accès à l'information de façon ponctuelle (p. ex. en personne, par courriel et par l'entremise du bulletin électronique de la CCETP).

La coordonnatrice de l'AIPRP a également donné une formation au personnel du Groupe des politiques et du soutien opérationnel de la CCETP pendant la période visée par le rapport.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

La CCETP n'a mis en œuvre aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure au cours de la période de référence 2023-2024.

Surveillance de la conformité

La CCETP utilise son logiciel de gestion des cas afin de surveiller les délais de traitement des demandes d'accès à l'information. La coordonnatrice de l'AIPRP veille au respect des échéances à venir concernant les demandes et les consultations. La haute direction reçoit un rappel quant aux échéances qui approchent au moins chaque trimestre. La coordonnatrice de l'AIPRP rencontre régulièrement la présidente de la CCETP et l'avocate générale pour discuter de diverses questions relatives aux dossiers d'AIPRP en cours.

Conformément à la Directive sur les demandes d'accès à l'information, la CCETP fait usage de son pouvoir discrétionnaire pour limiter les consultations interministérielles aux seules demandes visant à divulguer des renseignements potentiellement sensibles provenant d'institutions externes. Pour contrôler cette pratique, on informe la coordonnatrice de l'AIPRP, l'avocate générale et la responsable déléguée de l'AIPRP, dans le délai initial de 30 jours pour chaque nouvelle demande, de la possibilité ou non d'une prorogation.

Comme mentionné au début du présent rapport, l'analyste subalterne de l'AIPRP veille à ce que le personnel de la CCETP respecte les exigences de publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi. Elle s'assure chaque mois que tous les rapports de la CCETP sont publiés dans le Portail du gouvernement ouvert selon les dates d'échéance de chaque catégorie et elle consigne les résultats dans un tableau.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

La Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC est à la fois une institution gouvernementale et une entité gouvernementale au sens de la partie 2 de la Loi, et est donc soumise aux exigences de publication proactive suivantes, prévues aux articles 82 à 88 de la Loi.

Tableau des exigences en matière de publication proactive

La CCETP a publié quatre-vingt-un pour cent (81 %) des exigences de publication proactive dans les délais prescrits par la loi. La CCETP publie ses rapports dans le Portail du gouvernement ouvert quant à l'ensemble des exigences de publication proactive de la partie 2, à l'exception des rapports de la CCETP qui sont déposés au Parlement, lesquels sont publiés sur son site Web.

Au cours de la période de référence 2023-2024, les principaux membres du personnel de la CCETP ayant participé à la publication proactive en vertu de la partie 2 comprenaient :

• La conseillère principale en services de rédaction et de révision (3 heures par année – révision et traduction);
• L'architecte Web et agente de la publication (15,5 heures par année – affichage de gabarits achevés et de métadonnées sur le Portail du gouvernement ouvert);
• Une adjointe administrative (1,5 heures par année – renseignements relatifs à l'accueil et aux voyages et documents d'information);
• La directrice adjointe des ressources humaines (1 heure par année – reclassification de postes;
• L'agent des finances (20 heures par année – contrats)

Au cours de la période de référence, la Section de l'AIPRP a rencontré ces personnes afin d'officialiser les rôles et de communiquer l'évolution des exigences. Grâce à ces premières rencontres, la CCETP a amélioré son respect des exigences en matière de publication proactive par rapport à la période de référence précédente. Les membres du personnel de la CCETP responsables de la publication proactive continueront à se réunir chaque année pour revoir l'attribution des responsabilités, examiner les changements apportés aux politiques, directives et législations connexes, déterminer si les procédures de la CCETP sont bien alignées et s'assurer qu'il n'existe aucun obstacle interne au respect par la CCETP de ses obligations.

Autre publication proactive

À la CCETP, la coordonnatrice de l'AIPRP publie également les sommaires des demandes d'accès à l'information ayant été traitées dans le Portail du gouvernement ouvert, conformément aux principales mesures en matière d'accès à l'information et à la Directive sur les demandes d'accès l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor. L'analyste subalterne de l'AIPRP assume la plupart des responsabilités liées à la rediffusion des copies des renseignements demandés de manière informelle dans les résumés du Portail du gouvernement ouvert.

Initiatives et projets visant à améliorer l'accès à l'information

Depuis 2020, la CCETP publie sur son site Web des résumés dépersonnalisés consultables des rapports de la CCETP pour chaque enquête de la GRC sur une plainte du public qu'elle a examinée. Cette procédure complémentaire a été mise en place pour que les Canadiennes et Canadiens aient accès aux renseignements relatifs à la responsabilité de la GRC et pour renforcer la transparence du processus de traitement des plaintes du public.

Au cours de la période de référence, la CCETP a enrichi son site Web d'une nouvelle section intitulée La CCETP au Canada, qui permet au public d'accéder à des renseignements sur les plaintes du public grâce à une page consacrée à chaque province et territoire. Ces pages présentent les rapports annuels de la CCETP envoyés aux ministres provinciaux et territoriaux, les enquêtes menées à l'initiative de la présidente et les enquêtes systémiques sur les activités de la GRC menées dans les provinces et territoires respectifs.

Plaintes

Au cours de la période visée, une (1) nouvelle plainte a été déposée contre la CCETP concernant la durée de la prorogation. La CCETP a donné suite à la demande dans les délais prescrits par la loi (avec prorogation); le Commissariat à l'information a émis un avis indiquant son intention de clore l'enquête. Une (1) plainte portant sur la durée de la prorogation a été reportée de la période de l'exercice 2021‑2022. L'enquête visant cette plainte se poursuivra durant la période de référence 2024-2025.

Aucune vérification ni autre enquête n'a été menée au cours de la période visée.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Puisque la CCETP a reçu peu de plaintes et aucune recommandation du Commissariat à l'information au cours de la période de référence 2023-2024, aucun enjeu principal nécessitant une mesure particulière n'a été relevé.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et du Règlement sur l'accès à l'information

Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC

En vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information*, le ministre de la Sécurité publique Canada délègue aux titulaires des postes sous mentionnés, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il/elle est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire le Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC, investi/e par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté, en la ville d'Ottawa, ce 17 jour de novembre, 2023

L'hon. Dominic LeBlanc, c.p., c.r., député

*L.R.C. 1985, ch. A-1

Annexe B : Rapport statistique

Période d'établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31.

Section 5 - Prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Section 9 - Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 - Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l'alinéa 28(1)b)

Section 11 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Période d'établissement : 2023-04-01 au 2024-03-31