Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information 2020-2021

Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (Loi) a pour objet de permettre aux citoyens et aux résidents d'accéder aux renseignements relevant des institutions fédérales.

Le présent rapport annuel a été rédigé en vertu de l'article 94 de la Loi, selon lequel des rapports annuels sur l'accès à l'information doivent être déposés au Parlement.

Par ailleurs, conformément aux exigences de l'article 20 de la Loi sur les frais de service, le rapport contient des renseignements concernant les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Au sujet de la Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada

La Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada (CCETP) exerce ses activités conformément à la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, L.R.C. (1985), ch. R-10. La CCETP assure une surveillance civile de la conduite des membres de la GRC dans l'exercice de leurs fonctions afin de tenir l'organisme responsable de ses actes devant le public.

L'un des rôles principaux de la CCETP consiste à recevoir des plaintes du public au sujet de membres de la GRC. Les plaintes reçues sont acheminées à la GRC, qui se charge de mener une première enquête prescrite par la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada. Si le plaignant est insatisfait de la réponse donnée par la GRC à sa plainte, la CCETP procédera à son tour à un examen de la plainte afin de déterminer le caractère raisonnable des mesures prises par la GRC. Dans certains cas, la CCETP mènera sa propre enquête ou tiendra une audience à l'égard d'une plainte. La présidente de la CCETP a le pouvoir de déposer elle-même une plainte si elle estime qu'il convient de mener une enquête.

En outre, même en l'absence d'une plainte du public, la CCETP est habilitée à effectuer un examen concernant des activités de la GRC afin d'établir leur conformité avec les dispositions législatives et réglementaires, les directives ministérielles, les politiques, les procédures et les lignes directrices.

Responsabilités liées à l'AIPRP

Au sein de la CCETP, la Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est composée uniquement de la coordonnatrice de l'AIPRP, laquelle traite toutes les demandes du public et les demandes de consultation soumises par d'autres ministères ou organismes. Elle est également chargée de fournir des conseils aux employés et aux cadres supérieurs de la CCETP sur des questions liées à l'AIPRP, de rédiger les rapports annuels sur l'AIPRP, d'assurer continuellement l'exactitude des renseignements consignés dans Info Source, de rédiger des sommaires des demandes d'accès à l'information traitées en vue de leur divulgation proactive sur le site Web de la CCETP, de participer aux activités réunissant des membres de la collectivité de l'AIPRP et de surveiller les modifications apportées aux politiques, aux lignes directrices et aux directives sur l'AIPRP.

Lorsqu'elle traite les demandes et les consultations au titre de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la coordonnatrice de l'AIPRP bénéficie du soutien administratif que lui fournit le personnel de la Section de la gestion de l'information de la CCETP.

En vertu des pouvoirs qui lui ont été délégués par le ministre de la Sécurité publique, la présidente de la CCETP approuve définitivement toutes les réponses aux requêtes relatives à l'AIPRP et aux demandes de consultation.

Au cours de la période visée par le rapport, la CCETP ne faisait partie d'aucun contrat de service en vertu de l'article 96 de la Loi sur l'accès à l'information.

Les Services intégrés, le bureau de la présidente ainsi que l'équipe des Communications se partagent les responsabilités en matière de divulgation proactive.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de la Loi, le ministre de la Sécurité publique a délégué les pleins pouvoirs à la présidente et au directeur principal, Opérations, de la CCETP. Le ministre a également délégué certaines tâches et fonctions administratives à la coordonnatrice de l'AIPRP. La plus récente ordonnance de délégation de pouvoirs a été signée par le ministre de la Sécurité publique le 4 juillet 2016 (voir l'annexe A).

Demandes d'accès à l'information reçues

Au cours de la période visée par le présent rapport (du 1^er avril 2020 au 31 mars 2021), quarante-huit (48) nouvelles demandes d'accès à l'information ont été reçues. Trois (3) demandes avaient été reportées de l'exercice précédent. Sur les cinquante et une (51) demandes, quarante-cinq (45) ont été traitées pendant la période visée, et six (6) ont été reportées à l'exercice 2021-2022.

Parmi les quarante-huit (48) demandes reçues durant la période visée par le rapport, on a recensé deux (2) demandeurs des médias, deux (2) du milieu universitaire, trois (3) du secteur des affaires et vingt-six (26) du public; quinze (15) demandeurs ont refusé d'indiquer la catégorie dont ils faisaient partie.

Douze (12) des quarante-cinq (45) demandes (26,7 %) traitées durant la période visée par le rapport ont donné lieu à des divulgations partielles, quatre (4) demandes (8,9 %) ont abouti à une divulgation complète et vingt-deux (22) ont été acheminées à d'autres institutions. Pour ce qui est des sept (7) autres demandes, aucun document n'existait.

Les catégories de renseignements que la CCETP a divulgués au cours de la période de référence comprennent des renseignements sur les plaintes adressées à des plaignants anciens et actuels, des renseignements sur les ressources humaines, des notes d'information préparées pour la présidente, de la correspondance et des dossiers opérationnels liés à des enquêtes d'intérêt public, ainsi que des renseignements sur des approvisionnements et des dépenses.

Au total, 6 872 pages ont été traitées.

Rendement

Au cours de la période visée par le rapport, la CCETP a traité 93,3 % des demandes dans les délais prescrits par la loi.

Les quarante-huit (48) demandes d'accès à l'information reçues par la CCETP en 2020-2021 représentent une augmentation spectaculaire par rapport au nombre de demandes reçues ces dernières années.

2020-2021 48
2019-2020 38
2018-2019 25
2017-2018 17
2016-2017 11

Malgré l'augmentation du nombre de demandes, la CCETP a tout de même répondu à plus de 90 % d'entre elles dans les délais prévus par la loi.

L'augmentation du nombre de demandes reçues est probablement attribuable au service de demande d'AIPRP en ligne, qui permet aux demandeurs de soumettre leurs demandes en ligne à la CCETP depuis la fin de 2018, dont il s'est avéré que beaucoup étaient destinées à d'autres institutions.

La CCETP a invoqué des exceptions au titre de l'alinéa 13(1)c) (renseignements obtenus à titre confidentiel des gouvernements des provinces ou de leurs organismes), de l'alinéa 16(1)c) (renseignements dont la divulgation risquerait de nuire aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou au déroulement d'enquêtes licites), du paragraphe 16(2) (renseignements dont la communication risquerait de faciliter la perpétration d'infractions), de l'article 16.5 (Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles), du paragraphe 19(1) (renseignements personnels), de l'alinéa 21(1)a) (avis ou recommandations), de l'alinéa 21(1)b) (consultations ou délibérations), de l'alinéa 21(1)c) (projets préparés ou renseignements portant sur des positions envisagées dans le cadre de négociations menées), de l'alinéa 21(1)d) (projets relatifs à la gestion du personnel ou à l'administration d'une institution fédérale) et de l'article 23 (secret professionnel des avocats).

Étant donné que certains des documents demandés provenaient d'autres ministères et que des consultations externes étaient souvent nécessaires, il a fallu prolonger les délais applicables pour six (6) des demandes traitées au cours de la période visée par le rapport afin de procéder à une consultation. La CCETP a eu recours à trois (3) prorogations pour des demandes qui ont nécessité des recherches dans un grand nombre de documents ou pour lesquelles le respect des délais initiaux aurait perturbé indûment les activités de la CCETP. Deux (2) demandes n'ont pu être traitées dans les délais prescrits, car une consultation externe s'imposait et une (1) demande n'a pas été traitée dans les délais prévus par la loi en raison de la nécessité de mener des consultations internes sur des renseignements de nature sensible, au début de la période visée par le rapport, lorsque les employés fédéraux ont commencé à travailler à distance pour freiner la propagation du nouveau coronavirus (COVID-19). On a donc donné suite à quarante-deux (42) des quarante-cinq (45) demandes traitées dans les délais prescrits.

La CCETP a répondu dans un délai de 30 jours à quatre (4) demandes ayant abouti à une divulgation complète; à six (6) demandes dans un délai d'au plus 30 jours; à trois (3) demandes dans un délai de 61 à 120 jours; à une (1) demande dans un délai de 120 à 180 jours; et à deux (2) demandes dans un délai de 181 à 365 jours. La CCETP a répondu dans un délai de 15 jours à vingt-deux (22) demandes qui ont été acheminées à d'autres institutions et dans un délai de 30 jours à sept (7) demandes pour lesquelles aucun document n'existait. En ce qui concerne les demandes informelles, la CCETP a répondu à dix (10) d'entre elles dans un délai de 15 jours; à huit (8) autres dans un délai de 16 à 30 jours; et à une (1) dernière dans un délai de 61 à 120 jours.

Enfin, en 2020-2021, la CCETP a reçu dix-sept (17) demandes de consultation provenant d'autres institutions du gouvernement du Canada et en a reporté deux (2) de l'exercice 2019-2020. La CCETP a traité dix-sept (17) demandes au cours de la période visée par le rapport. Ces demandes portaient principalement sur des documents liés à des plaintes du public contre la GRC, sur des documents comprenant des données générales d'employés, comme les salaires, les renseignements sur les congés, la classification de postes et d'autres données démographiques, ainsi que sur des documents d'information ministériels. Elles provenaient de trois ministères différents. Aucune autre organisation n'a soumis de demande de consultation.

Le rapport statistique figure à l'annexe B.

Le 14 mars 2020, la CCETP a pris des mesures exceptionnelles en milieu de travail en vue d'enrayer la propagation du nouveau coronavirus (COVID-19) et de protéger les employés fédéraux et le public. Depuis cette date, les employés chargés de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels travaillent de la maison la plupart du temps, mais se rendent sur les lieux de travail de la CCETP pour accomplir les tâches qui ne peuvent être effectuées à distance, le cas échéant. Ils sont appuyés par du personnel de gestion de l'information qui travaille sur place à temps partiel. Cependant, contrairement à de nombreuses institutions fédérales, ces mesures n'ont pas eu de répercussions négatives sur le rendement de la CCETP.

Rapport sur les frais d'accès à l'information aux termes de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l'institution.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

• Autorité habilitante : Loi sur l'accès à l'information
• Montant des frais : 5 $, les seuls frais facturés pour une demande d'accès à l'information
• Total des revenus : 170 $
• Frais dispensés : 70 $
• Coût de fonctionnement du programme : 46 296 $

Formation et sensibilisation

Pendant la période visée par le rapport, aucun employé de la CCETP n'a suivi une formation formelle portant sur l'accès à l'information. Cependant, on a fourni des conseils en matière d'accès à l'information de façon ponctuelle (p. ex. en personne, par courriel et par l'entremise du bulletin électronique de la CCETP).

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

En raison des mesures exceptionnelles prises en milieu de travail pour freiner la propagation du nouveau coronavirus (COVID-19), le Bureau de l'AIPRP a élaboré de nouvelles procédures en ligne sécurisées pour le processus d'examen et d'approbation des demandes traitées.

Surveillance du respect des délais

La CCETP utilise son logiciel de gestion des cas afin de surveiller les délais de traitement des demandes d'accès à l'information. La coordonnatrice de l'AIPRP se tient au courant des échéances à venir concernant les demandes et les consultations. Des rappels des échéances à venir sont fournis à la haute direction au moins tous les trois mois. La coordonnatrice de l'AIPRP rencontre régulièrement la présidente de la CCETP et l'avocate générale pour discuter de diverses questions ayant trait aux dossiers en instance relatifs à l'AIPRP.

Plaintes

Au cours de la période visée, une (1) plainte a été déposée contre la CCETP. Quatre (4) plaintes ont été reportées de l'exercice 2019-2020.

Deux (2) de ces plaintes visaient la durée des prorogations. Le Commissariat à l'information du Canada (CIC) a conclu qu'une de ces plaintes n'était pas bien fondée. Dans l'autre cas, la CCETP a fourni une réponse au demandeur avant que le CIC ne commence son enquête. Par conséquent, le Commissariat a répondu en concluant que la plainte était résolue.

Deux (2) de ces plaintes alléguaient que la CCETP n'avait pas effectué une recherche appropriée ou exhaustive de documents. L'une de ces plaintes a été jugée non fondée. L'autre plainte a été jugée fondée et la CCETP a communiqué trois pages supplémentaires au demandeur.

L'autre plainte portait sur le refus de communication de documents et faisait toujours l'objet d'une enquête au 31 mars 2021.

Enfin, aucune vérification ni aucune autre enquête n'a été menée au cours de la période visée.

Résumé des principaux enjeux et des mesures prises à la suite de plaintes

Le personnel de l'AIPRP de la CCETP est en train d'élaborer des procédures plus rigoureuses relatives à l'extraction de documents des Bureaux de première responsabilité après avoir examiné ses pratiques lors des enquêtes sur les plaintes au cours de la période de rapport de 2020-2021.

Annexe A : Ordonnance de délégation de pouvoirs

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information*, le ministre de la Sécurité publique Canada délègue aux titulaires des postes sous mentionnés, ou aux personnes qui occupent ces postes à titre intérimaire, les pouvoirs et les fonctions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire le Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC, investi conformément à l'article de la Loi mentionné à l'égard de chaque poste.

Daté, en la ville d'Ottawa, 4^e de juillet, 2016.

Signé par le ministre de la Sécurité publique Canada, l'honorable Ralph Goodale, C.P., député

*L.R.C. 1985, ch. A-1

Annexe B : Rapport statistique

Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31.

Section 4 - Prorogations

Section 5 – Frais

Section 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Section 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 8 - Plaintes et enquêtes

Section 9 - Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires sur les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et au-delà

9.2 Recours judiciaires sur les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Section 10 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Période d'établissement : 2020-04-01 au 2021-03-31

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d'AIPRP

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers